履歴書や職名経歴書といった応募書類を郵送する時は、必ず「送付状」を添えるようにしましょう。送付状には郵送する日付、応募先の企業名、採用担当者名、そして自分の住所、氏名を記入します。さらに、応募の経緯や動機、同封書類の内容を記載するのが一般的です。自己PRを簡潔に記入するのもいいでしょう。封筒は最初に目に入るものです。宛名は丁寧に見やすい文字を書いてください。企業名は株式会社なども省略せずにきちんと書きましょう。住所も同様です。番地や号に至っても省略をしない方が印象が良くなります。使用する封筒ですが、白または茶封筒を使うのが一般的です。裏面には自分の住所と名前を忘れてはいけません。宛名も差出人名も縦書きが基本で、宛名面には左側に「履歴書在中」と赤文字で入れます。封筒のサイズは応募書類が折らずに入るものを選んでください。封筒に入れる時には、上から送付状、履歴書、そして職務経歴書の順番で入れます。しっかり封印をし、切手は必ず郵便局で重さを計ってもらってから正確な金額のものを貼りましょう。

企業によってはメールで応募種類を受け付けている場合があります。ここでは、メールで送信する場合の一般的なマナーについて解説します。はじめに件名ですが、求人の応募書類であるということが一目で明確に分かるものにしてください。企業には毎日さまざまなメールが送られてきます。間違えて不要なメールと思われないよう、「中途採用応募書類を送付します」または「◯部の中途採用の件」とはっきり入れてください。最後に自分の名前も入れるとさらに分かりやすくなります。採用専用のメールがある場合でも、同様に書くのがマナーです。メールに入れる文面は、郵送の場合の送付状と変わりはありませんが、最後に署名を入れましょう。名前、住所、電話番号、メールアドレスといった順番が一般的です。履歴書や職務経歴書はファイル形式をPDFにしておきましょう。

応募書類を面接時に渡す場合でも、履歴書や職務経歴書はクリアファイルにまとめ、封筒に入れて持参しましょう。封筒には表面に企業名と「履歴書在中」の文字を、そして裏面には自分の名前を縦書きで記入しておきます。この場合は企業名の方にも自分の方にも住所を入れる必要はありません。受け付けで応募書類の提出をする際は封筒に入れたままで渡します。その際は「履歴書と職務経歴書です。よろしくお願いします。」と言葉を添えて両手で渡してください。面接時に履歴書を渡す場合は、提出を促されてから渡します。この場合は封筒のまま渡しては失礼なので注意しましょう。封筒から取り出したらそのまま上に乗せ、「こちらが履歴書になります。」と一言添えて必ず両手で渡してください。また、カバンなどは椅子の横に置いて起立して渡すのがマナーです。応募種類の提出の仕方でも人間性や一般常識を判断されます。失礼のないよう、落ち着いて行動しましょう。