就職・転職活動に不可欠な履歴書ですが、いったいどう書いたらいいのかと、頭を悩ませてしまう方も多いでしょう。履歴書には、氏名や住所などの基本情報から、学歴・職歴、資格・免許や、趣味・特技、さらには志望動機・自己PRまで、実に多くの項目があります。しかし、会社の採用担当者としても、山のように届いている応募書類の中から、これらの項目を見ただけで、採用したい人物を探し出すことは簡単ではないでしょう。採用担当者も人間ですから、応募者がどういう人間で、これまで何を経験してきて、これから会社にどういう貢献ができるのか、できるだけ具体的に想像できるような履歴書にしなくてはなりません。必要なことは採用面接でも伝えられると思っている方もいるかもしれませんが、書類選考で落とされてしまっては、そのチャンスすらないのです。それに、面接では時間が限られていますから、自分の伝えたいことを全て伝えられるとも限りません。

履歴書を実際に書き始める前に、応募先がどのような形式で履歴書を受け付けているのか、きちんとチェックしましょう。電子ファイルで提出する場合には、応募先がExcelなどで作成したフォーマットを用意していることもあります。このような場合、履歴書はPCで記入し、提出はメールに添付するか、もしくはウェブサイトにアップロードするなど、応募先の指定にしたがってください。市販の履歴書を利用する場合は、項目やサイズが異なりますから、自分の書きたい内容に合ったものを選ぶとよいでしょう。記入には、黒のボールペンかペンを使ってください。間違うこともあるからと、鉛筆やシャープペンシルで書きたくなるかもしれませんが、使用できません。書き間違えた場合は、修正液や修正テープで直すのではなく、一から書き直しましょう。

履歴書を書く際には、比較的書きやすい客観的な事実から、書いていくことをおすすめします。まず、氏名、住所、生年月日や電話番号などの基本情報から書いていきましょう。氏名はあなたを表すものですから、戸籍に書いてある通りに、きれいな文字で書いてください。次に学歴と職歴ですが、間違ってしまうと経歴詐称になりますから、面倒でもきちんと確認して記入するようにしましょう。資格と免許についても客観的事実ですが、応募先へアピールできるもの、希望する業務に関係するものを優先して書きましょう。趣味と特技は、仕事とは関係のないように思えますが、人間性をアピールできる、とても重要な項目です。趣味が読書であれば、「月に○冊は本を読んでおり、特に○や○の作品が好きです」と具体的に書くことで、集中力や興味関心の広さをアピールできます。趣味・特技がないという人も、「節約が得意で、毎月決めた額を貯金に回し、タイムセールなどを利用して食費を抑えています」と、身近なことで計画性や堅実性をアピールできます。性格、長所・短所の欄がある場合には、応募先や希望する職種・業務をイメージして書くとよいでしょう。営業職を希望している場合は、「外交的な性格で、誰とでもすぐに仲良くなれるのが長所です」と書いて、コミュニケーション能力や積極性をアピールできます。短所については、ただ欠点を書くのではなく、「話しすぎてしまうのが短所ですが、その分お客様の声を十分に聞くことを心がけていて、お互いに誤解がないかどうかのフォローも欠かしません」など、対策をしていることを、経験談を交えながら書くと、前向きにとらえられるのでよいでしょう。

志望動機と自己PRが、履歴書を書く上で一番頭を悩ませるという方が多いのではないでしょうか。これまでの項目は、客観的な事実が多く、どの企業に応募する場合でも似通った内容になりがちです。一方、なぜこの会社に入りたいのか、どのように会社に貢献できるのか、といったような、採用担当者が応募者を採用する理由につながることが、志望動機・自己PR欄には書かれていなくてはなりません。志望動機は、他の企業に応募した内容を使い回すことはせず、その企業と職種を選んだ理由を具体的に説明してください。ただ「貴社の理念に共感した」というだけでは不十分で、「戸建住宅事業に強みがある貴社で、これまでの完工実績を活かし、より大きな裁量を任される立場で働きたい」など、これまでのキャリアや経験と、これからの企業での働き方をつなげるような説明をしましょう。自己PRは、自由に書けるだけに悩む人が多い項目ですが、履歴書全体を眺めてみて、伝え足りていないこと、アピールできていないことを書きましょう。たとえば、職歴が短い場合には、「月に平均で○人と接客し、○件の受注をしていました」など、具体的な数字を踏まえて実績をアピールできます。また、資格や免許が少ない場合でも、「2級建築施工管理技士の取得に向けて勉強中です」と、熱意を伝えることができます。