職務経歴書を書く前に、はじめに職務経歴書の役割について理解しておく必要があります。職務経歴書は自分が経験してきた職業をさらに詳細に書いていくものです。いつどこの企業で働いてきたかということは履歴書でも把握できます。実際にはどのような業務に就き、そこでどんな実績を上げたのか、どのような経験をしてきたかということを記していくのが職務経歴書です。つまり、仕事を通して自分が得たものは何かを知ってもらうものが職務経歴書であると考えてください。

職務経歴書を書く際、手書きかパソコンかで迷う人もいるかもしれません。応募先の採用担当者に読んでもらうことが目的ですから、読みやすいものであることが重要です。できるだけパソコンで書くようにしましょう。応募する業務によってはパソコンスキルも判断されることがあります。建設業界でも図面作成や見積書作成などは手書きからパソコンへ移行している企業は増えています。必ずパソコンで書くという決まりはありませんが、図面作成や書類作成を必要とする業務を希望するならワードのような文書作成ソフトで作成しましょう。 ただし、応募先によっては手書きを指定する企業もあります。また、手書きは書き手の温かみが伝わりやすいという良さもあるので、応募先の指定や企業の性質などに応じて決めましょう。

職務経歴書はA4サイズの紙に書くのが一般的です。紙の色は白で、厚みはファックスやコピー紙などに使われているもので問題はありません。パソコンで作成する際のフォント（書体）ですが、明朝体を使用しましょう。文書を書く際の一般的なフォントで見やすいという利点もあります。飾り文字や色は使ってはいけません。読みにくいということもありますが、真面目な文書に装飾のあるフォントは常識のない人という印象を持たれてしまいます。文章は黒1色にし、記号は「」や『』程度にとどめるようにしてください。枚数ですが、特に決まりはありません。採用担当者が読むことを考えて、多くても4枚前後でまとめるほうが無難です。

何度か転職をしている人であれば、枚数が多くなってしまうこともあるでしょう。または上手にまとまらないということもあります。職歴が多い場合には、強調したい職務だけを詳細に書くというのも方法のひとつです。それ以外の職務は勤務した時期と企業名、そして配属された部署と主な業務などにとどめれば短くまとめることができます。職務経歴書を作成する時には、いきなり書かずにまず経験した職業を古いものから順に書き出してみましょう。ノートやメモなどに書き出してからまとめるようにすると、書くべきことに気づけますし失敗を防げます。履歴書と照合して勤務時期や勤務先名に相違がないことも確認しましょう。